Presentación general
Este es un Programa dirigido a personal con reporte directo a niveles superiores de jefatura y/o Dirección, en empresas y organizaciones. Por tanto, involucra a Asistentes ejecutivas, a Personal administrativo en general y a Secretarias de todo nivel y sector, quienes podrán encontrar en él, varias herramientas para mejorar su actividad y desempeño diario en el trabajo.
Dichas herramientas no son otra cosa que habilidades, actitudes y conductas que el participante verá sencillo aplicar, siguiendo los pasos y pautas del curso, con la consigna de obtener una mejor calidad de vida en el trabajo, enriqueciendo y profesionalizando la propia función, sin que ello signifique trabajar de más en el día a día.
El motivo fundamental de este enfoque es el siguiente: el Asistente o la Secretaria, realiza funciones mutivariadas, según el tipo de organización en que trabaje, su tamaño, el nivel gerencial al que reporte, y tantos otros factores … Pero lo que no cambia en él o ella, es su necesidad de manejar sólidas herramientas de organización de su trabajo, de generar una imagen profesional y confiable tanto hacia afuera como hacia adentro de la organización, y la de formar parte de un proyecto de trabajo común en el grupo en el que se desempeñe, aún si ese grupo está conformado sólo por él/ella y su jefe.
Ideas “fuerza” o “claves” como superar las propias capacidades, mediante el aprendizaje, para obtener mejores resultados con los mismos recursos, disfrutar de su trabajo, en vez de soportarlo como una carga, y aportar creatividad y jerarquización en su actividad, para ser reconocida/o como pieza clave de su oficina, y no meramente un soporte de su jefe, son algunos de los conceptos y valores que se pretenden trasmitir y que constituyen pilares de las COMPETENCIAS que el presente curso promueve.
Síntesis temática del curso:
Las funciones que cumple un Asistente, una Secretaria o cualquier empleado administrativo con responsabilidad, en la actualidad, son muy variadas: los cambios que se han producido en las organizaciones en los últimos años, en lo que hace a sus organigramas, sus estructuras y también los requerimientos en lo que hace al perfil de sus profesionales, han impactado ciertamente en el rol de aquellos.
Quizás quien mejor sintetice, en sus funciones, las de todo este grupo: Asistentes, Administrativos, Coordinadores de áreas, etc, sea la Secretaria misma. Por ello, en adelante, nos referiremos a “la Secretaria”, para simplificar nuestra alusión a todos ellos. Esto no quiere decir, obviamente, que restrinjamos la utilidad de los conceptos sólo a ella, ni tampoco a la condición femenina. Se trata sólo de facilitar y simplificar con esto la forma de comunicarnos.
En este curso trataremos específicamente cuáles son los nuevos roles asignados a “la Secretaria” y en qué medida se han complejizado y le exigen una actitud profesional y verdaderamente ejecutiva.
Asimismo, abordaremos una cuestión fundamental que se desprende de esta nueva concepción de su perfil: su integración al equipo de trabajo de su Departamento, como un nexo clave en el trabajo de sus pares y jefe/s. Puntualizaremos, además, dos habilidades que soportan esta función de nexo: administración de prioridades y tiempo, y comunicación y transmisión de información.
Nos remitiremos a la cuestión de la Imagen profesional, y veremos cómo conformarla, sostenerla y utilizarla en provecho de su trabajo y de su persona misma.
Finalmente abordaremos conceptos de una moderna disciplina, fundamental en lo que hace al aprendizaje de nuevas formas de interrelación y obtención de resultados en equipo: el Coaching ontológico, cuyos beneficios exceden la especificidad de cualquier puesto, y abarcan el sistema de la organización toda.
Unidades temáticas:
-Unidad N° 1: El perfil profesional del Asistente, administrativo o Secretaria actual.
Ejes temáticos:
*El nuevo rol asignado al personal de reporte directo en las organizaciones modernas;
*El perfil de competencias del Asistente, administrativo o Secretaria actual: definición de actitudes, aptitudes y habilidades requeridas para el desempeño de sus funciones;
*El personal de reporte directo como nexo clave en el trabajo entre sus pares y jefe/s;
*Dos habilidades básicas en la función: administración de prioridades y comunicación y transmisión de información.
Ideas fuerza de la Unidad 1:
-“La Secretaria” debe ser una profesional proactiva;
-Trabajar “del lado del jefe” le resultará mucho más fácil que sólo reportar a él;
-La función fundamental del personal de reporte directo se basa en dos competencias claves: administración de prioridades, y comunicación asertiva con sus pares y jefes;
-Trabajar más hábilmente y no más duro, es la clave.
-Unidad N° 2: La función del Asistente, administrativo o
Secretaria en la organización de su Departamento.
Ejes temáticos:
*Los “organizadores de la información” dentro de la oficina;
*Planificación diaria vs. Planificación semanal de la tarea;
*La delegación de jefes y superiores: -asunción de responsabilidad y compromiso;
-involucración del empleado en el pasaje del concepto de administración al de gestión de resultados en su lugar de trabajo.
Ideas fuerza de la Unidad 2:
-La habilidades y hábitos individuales que organizan y planifican la actividad de todo el grupo;
-La cuestión del tiempo: Decálogo para optimizar su administración;
-El tiempo propio que incide en el tiempo de la organización;
-Sepa si su jefe confiará en Ud. la delegación de tareas de responsabilidad y compromiso.
-Unidad N° 3: La Imagen profesional del personal de reporte
directo en las organizaciones.
Ejes temáticos:
*¿Qué se entiende por Imagen?;
*Los tres componentes de una Imagen Profesional sólida;
*La importancia de la imagen que transmite la Secretaria, Asistente o empleado administrativo, frente al cliente interno y frente al cliente externo;
*La construcción de la propia imagen como clave para desarrollar su carrera profesional.
Ideas fuerza de la Unidad 3:
-Definir cuál es la imagen de la Secretaria, Asistente o empleado administrativo que requiere la organización en la que trabajamos: qué se pretende transmitir con ella;
-Identificar quiénes son los receptores de nuestra imagen: a quiénes y para qué trasmitir una imagen profesional determinada;
-Operar sobre aspectos de la propia imagen, que deben optimizarse para el logro de los resultados buscados.
-Unidad N°4: Elementos de Coaching para la aplicación directa en la actividad cotidiana.
Ejes temáticos:
*Qué herramientas de Coaching Ontológico son útiles para cualquier empleado de reporte directo: el esquema Percepción-Acción-Resultados, en el trabajo y en la relación con su/s jefe/s;
*Interpretaciones generativas vs. interpretaciones obstaculizadoras en el trabajo en equipo, con jefes y pares: cómo detectarlas y aprovecharlas o modificarlas;
*Las distinciones lingüísticas básicas para trabajar con eficacia: actos lingüísticos y conversaciones posibilitantes.
Ideas fuerza de la Unidad 4:
-Los juicios e interpretaciones sobre nuestra tarea, jefes y pares, determina el rango de efectividad posible de nuestras acciones;
-El lenguaje no es sólo un instrumento de información, sino la forma de obtener una comunicación posibilitadora de resultados en el quehacer diario;
-La forma en que utilicemos nuestro lenguaje y nuestras conversaciones influirá decisivamente en nuestro éxito profesional y en el logro de los objetivos de nuestro equipo de trabajo.
